信息收集是一项非常重要的基础工作。在设备形成的每一个过程中，都要进行大量的工作，都会产生大量的信息。作为信息处理的第一个环节，需要将每一个过程中发生的信息收集起来。在进行信息的收集之前，必须先确定谁负责收集这些原始数据，确定这些资料、数据的内容、结构和准确程度，确定从哪里获得这些原始数据、资料。一般工程项目信息收集主要分五个阶段进行，即建设前期决策阶段信息的收集；建设及设计阶段信息收集；工程建设施工招标阶段信息的收集；工程建设施工阶段信息的收集；工程建设竣工阶段信息的收集。

静态信息是指那些相对稳定的信息，包括各种消耗量定额，制造、安装和调试的作业方法，国家和行业颁发的各类标准等；动态信息是指随项目的进展而不断变化的信息，如人工、材料和机械台班的消耗等。

设备工程监理资料是设备监理单位在实施监理的过程中形成的各种原始记录，它既是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，也反映了监理人员的素质和设备监理机构的管理能力和管理水平。设备工程监理资料是评定监理工作的依据，是界定监理责任的凭据。

设备工程项目每个参与方组织内部都存在五种信息流：一是自上而下的信息流，即由项目管理者、项目经理流向中低层管理者乃至作业者的信息；二是自下而上的信息流，即由下级向上级传达工作情况及一些值得上级注意的情况、意见等；三是各管理职能部门横向间的信息流，即项目中同一层的工作部门或工作人员间相互交流的信息；四是组织与环境之间交流的信息，对监理机构来说是指与业主、设计单位、制造单位、安装和调试单位、其他咨询机构和代理机构、国家有关管理部门等进行的信息沟通；五是外部环境中的信息，即与企业自身发展相关的新闻、市场信息、政策法规、竞争对手的最新动态等。